發(fā)布時(shí)間：2020/11/6 11:20:44 信息來源： (海茵公司 封雁萍) 瀏覽次數(shù)：11036
“借鑒用戶畫像思維，結(jié)合OA平臺(tái)的數(shù)據(jù)分析對(duì)具體部門公文情況進(jìn)行畫像，針對(duì)性地提出解決辦法，公文審核效率明顯提高了?！蔽遗d奮地向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
作為海茵公司行秘崗員工，在日常收發(fā)文、公司網(wǎng)站和內(nèi)刊中，我深深感受到軌道地產(chǎn)公司對(duì)數(shù)字信息化建設(shè)的高度重視，在OA、HR系統(tǒng)運(yùn)行良好后，2020年軌道薈運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)開通了在線開盤支付、在線物業(yè)繳費(fèi)等功能，極大地提升了軌道地產(chǎn)公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。這讓我深受鼓舞，同時(shí)也在思索怎樣運(yùn)用平臺(tái)的賦能提升崗位的工作效率，做好公文審核服務(wù)。
猶記得我2019年畢業(yè)不久就入職到海茵公司從事行秘崗工作，由于國(guó)企房開公司公文專業(yè)性較強(qiáng)，而自己經(jīng)驗(yàn)不足，每當(dāng)OA有3個(gè)以上審批流程就會(huì)緊張，甚至連晚上做夢(mèng)都是在審核公文。這個(gè)痛點(diǎn)讓我寢食難安，通過帶著問題不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，我突然發(fā)現(xiàn)，也許用戶畫像這個(gè)思維模式可以幫助解決眼前的難題。用戶畫像是勾畫目標(biāo)用戶、聯(lián)系用戶訴求與設(shè)計(jì)方向的有效工具，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，將用戶的每個(gè)具體信息抽象成標(biāo)簽，利用這些標(biāo)簽將用戶形象具體化，從而為用戶提供有針對(duì)性的服務(wù)。我大膽借鑒用戶畫像的思維模式，對(duì)發(fā)文最多的某部門OA上的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行了整理、統(tǒng)計(jì)和分析，歸納出三個(gè)標(biāo)簽：一是發(fā)文對(duì)象多，其中：政府機(jī)關(guān)及行政主管部門約占11.2%，上級(jí)主管單位約占38.4%，協(xié)作單位約占30.4%，客戶約占20%；二是年代久遠(yuǎn)及復(fù)雜性業(yè)務(wù)公文多，占該部門發(fā)文總數(shù)的32%；三是公文修改處多，平均每份公文修改點(diǎn)為5-6個(gè)，其中：行文格式問題約占問題總數(shù)的47%，邏輯條理問題約占問題總數(shù)的34%，數(shù)字表述問題約占問題總數(shù)的13%，單位名稱問題約占問題總數(shù)的6%。
經(jīng)過深思熟慮，我向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并建議采取以下方法：一是將不同的發(fā)文對(duì)象按政府機(jī)關(guān)、行政主管部門、上級(jí)主管單位以及協(xié)作單位等進(jìn)行分類，根據(jù)不同的發(fā)文對(duì)象整理出相對(duì)應(yīng)的文體、格式、常用語(yǔ)句等，形成模板，作為業(yè)務(wù)部門的擬稿參考；二是通過培訓(xùn)、書籍、網(wǎng)絡(luò)、工作實(shí)踐等多方面積累專業(yè)知識(shí)，對(duì)于年代久遠(yuǎn)或者復(fù)雜的發(fā)文，通過查檔和詢問當(dāng)事人等方法，客觀還原事情發(fā)生經(jīng)過，充分了解擬文意圖，確保中心思想不變的前提下，對(duì)發(fā)文內(nèi)容進(jìn)行完善；三是整理歸納擬稿人的行文習(xí)慣，根據(jù)不同擬稿人的特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的擬文指導(dǎo)等。
經(jīng)過與該部門半年的溝通交流，效果開始顯現(xiàn)，2020年該部門每篇發(fā)文修改點(diǎn)由5-6個(gè)減少到2-3個(gè)，同比減少約50%，核稿時(shí)間同比減少約40%，跨部門協(xié)作溝通更順暢了。
軌道地產(chǎn)公司的強(qiáng)大的數(shù)字信息化平臺(tái)既提升了我的視野，讓我感受到新時(shí)代背景下數(shù)字信息化領(lǐng)域的豐富內(nèi)涵，又讓我更新了觀念，體驗(yàn)到信息技術(shù)支持下的業(yè)務(wù)創(chuàng)新成果。這些都培養(yǎng)了我的數(shù)據(jù)意識(shí)和理論素養(yǎng)，還讓我充分了解到自身的優(yōu)勢(shì)和不足。
千里之行，始于足下。我將立足于自己本職崗位，繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)公司業(yè)務(wù)和數(shù)字信息化管理的學(xué)習(xí)，認(rèn)真實(shí)踐以用戶為中心的服務(wù)精神，扎扎實(shí)實(shí)地做好公文審核工作。
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